Background

Partie intégrante du Bureau régional Afrique, la Plate-forme sous-régionale pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre a été établie comme point d’ancrage des initiatives sous-régionales stratégiques et appui stratégique et représentation du PNUD dans l’équipe régionale du Groupe des Nations Unies pour le Développement (GNUD).

Dans le cadre du suivi des activités de la coordination et de l’assistance au Coordonnateur de la Plateforme dans l’exécution de sa mission, la Plateforme sous régionale du PNUD pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre recrute un(e) Assistant(e) Exécuti(f)ve au niveau de l’Unité de coordination. Le / la titulaire travaillera directement sous la supervision de la Coordonnateur Régional Plateforme et en étroite collaboration avec les unités de la Plateforme. Plus spécifiquement, l’Assistant(e) Exécutif(ve) aura pour rôle d’assurer le fonctionnement efficace du front office du Bureau de la Coordination, la confidentialité totale de tous les aspects de l’attribution, la maintenance des procédures de protocole, la gestion des flux d’informations, le suivi des délais et des engagements pris. L’Assistant(e) Exécutif(ve) est un intermédiaire clé entre le coordonnateur de la Plateforme et les autres membres du personnel. L’Assistant(e) Exécuti f(ve) travaille en étroite collaboration avec les agences des Nations Unies, la mission et les autorités nationales afin d’assurer un flux d’informations efficace et un suivi adéquat.

Duties and Responsibilities

Résumé des Fonctions Clés :

Gestion administrative et secrétariat;
Organisation des événements;
Participer à l’organisation et au suivi de la collecte Informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance des projets.
Aspects relatifs à la gestion administrative et au secrétariat :

Enregistrer le courrier arrivée et départ ;
Elaborer des documents (TDR, agenda, ordre de Mission, etc.) à la demande du Coordonnateur;
Assister le Coordonnateur dans la gestion des activités administratives;
Gérer l’agenda du Coordonnateur Régional, tact et diligence;
Effectuer la Coordination et suivi des réunions avec les chefs d’unités et les partenaires régionaux;
Faire le suivi des points de décisions des rencontres et réunions ;
Appuyer dans la rédaction des courriers et le suivi des rencontres avec les partenaires de la région ;
Filtrer les communications téléphoniques avec tact et discrétion ;
Préparer les voyages, la documentation, le paiement des DSAs du Coordonnateur Régional (Préparer les autorisations de voyage, Visas);
En charge du protocole du Coordonnateur Régional pour les réunions avec des Hautes Personnalités et l’organisation des réceptions officielles données ;
Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations ;
Préparer, recevoir et analyser les correspondances du Coordonnateur Régional et en assurer le suivi, le classement et le partage si nécessaire ;
Elaborer des synthèses à partir de diverses sources documentaires et prendre l’initiative de rechercher toute information utile ;
Tenir à jour « le planning de mission and leave plan » du bureau intégré ;
Exécuter des actions dans ATLAS ;
Apporter un appui à la cartographie des processus administratifs et la mise en œuvre des procédures internes de fonctionnement;
Assumer toutes autres fonctions demandées par le Coordonnateur Régional;
Transmettre aux Opérations du PNUD Dakar toute la documentation relative aux différents paiements ;
Fournir tout autre appui et tâches nécessaires en cas de besoin;
Assurer le classement de tous les documents de la coordination
Aspects relatifs à la gestion des missions et activités

Préparation des voyages du coordonnateur régional (réservations/confirmations de billet d’avion, demande de visa, etc.) ;
Gérer les fichiers de voyage du Coordonnateur, y compris les copies des cartes d’embarquement, des demandes et des autorisations de voyage, assurer la transmission des demandes de remboursement via les formulaires de réclamation F10 et veiller à leur traitement rapide dans Atlas;
Mettre à jour le tableau du coût des missions réalisées par les experts.
Aspects relatifs au classement et archivage:

Gérer les dossiers, sauvegarder les informations et les documents de référence pour un accès facile en accord avec le Coordonnateur Régional;
Organisation des évènements relatifs à la mise en œuvre des programmes
Appuyer la préparation des réunions régionales et des conférences auxquelles le Coord;onnateur participe ou organise, en prenant les contacts nécessaires, en assurant l’envoi des invitations et l’ensemble de la préparation logistique ;
Assister, si nécessaire, à l’organisation logistique d’autres événements de la coordination.
Impact des résultats

Les principaux résultats obtenus par l’action de l’Assistant(e) Exécutif(ve) ont un impact direct sur l’efficacité de la coordination. Un suivi rigoureux, une présentation précise et en temps réel de l’information renforce la capacité de la coordination et promeut l’image des Nations Unies/du PNUD en tant que contributeur efficace au développement

Competencies

Competences de base

Témoigne de l’engagement quant à la mission, vision et les valeurs du PNUD ;
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
Met un point d’honneur à effectuer les tâches dans les délais impartis, particulièrement lorsqu’elles ont un impact sur l’organisation de missions ou d’événements ;
Fait preuve d’un esprit d’initiative, d’autonomie et de dynamisme, fait montre d’une approche axée sur la recherche de solutions ;
Sait faire preuve de ténacité face à une difficulté ;
Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui aux unités ;
Met l’accent sur l’atteinte des résultats pour les équipes ;
Fait montre d’une approche au travail alliant l’énergie et une attitude positive et constructive ;
Volonté de se former et de renforcer ses capacités ;
Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management.
Compétences Opérationnelles

Solides compétences en Technologie de l’Information ;
Capacité à effectuer une variété de tâches standards spécialisées et non spécialisées, ainsi que des processus de travail entièrement documentés, étudiés, enregistrés et déclarés (sens aigüe de l’organisation) ;
Capacité à examiner des données diverses, d’identifier et de régler des divergences, d’identifier et de résoudre les problèmes opérationnels ;
Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail;
Bonne connaissance des règles et règlements administratifs du PNUD.

Required Skills and Experience

Formation:

Diplôme d’Etudes secondaires (BAC) ;
Un diplôme en secrétariat, gestion administrative, communication ou domaine connexe est désirable mais pas requis.
Experience:

Au moins 6 années d’expérience appropriée en administration dans un domaine similaire ou en services d’appuis aux projets/programmes;
Expérience du Système des Nations Unies serait un plus.
Excellente Maîtrise des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel, PowerPoint, Publisher), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc.;
Aptitudes linguistiques:

Excellente maîtrise et capacité rédactionnelle en français et en anglais
La candidature féminine est fortement recommandée

Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline : 28-Jul-20 (Midnight New York, USA)
Time left : 6d 15h 12m
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-6
Languages Required :
French
Duration of Initial Contract : 1 an renouvelable

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