De grandes entreprises du monde ont demandé à leurs employés de rester chez eux pour travailler.  Dès lors, avoir une disposition de télétravailler avec des outils permettant d’effectuer des tâches habituelles du bureau à partir de son domicile est une nécessité.

Ce qu’il vous faut à la maison

Pas facile de travailler chez vous comme si vous étiez au bureau. Néanmoins avec un peu d’organisation, il serait possible de s’y mettre.

Avant tout, il vous faut un coin dans la maison ou même dans votre salon, avec une table, un ordinateur, fixe ou portable ou encore un smartphone. Ainsi, une bonne qualité de connexion internet est important aussi. En plus de cela, il est recommandé de s’habiller comme si vous étiez au bureau. Car, cela vous permet de vous concentrer sur le travail.

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Et selon les conseils Guillaume Champeau, il faut des astuces pour bien séparer la vie familiale de la vie professionnelle surtout si vous n’avez pas de bureau chez vous, de pièce où vous isoler.

« En appartement par exemple, vous pouvez changer la nappe de la table, différente pour la journée, et pour le repas le soir. Cela permet, psychologiquement, de séparer les choses. Il faut aussi s’imposer des horaires, pour rester dans un rythme qui fait qu’on se lève pour aller travailler et qu’on arrête son ordinateur à une certaine heure le soir. Évidemment, en ce moment, tout cela est un peu bousculé par les enfants que l’on garde à la maison », explique Guillaume qui a créé son entreprise il y a une vingtaine d’années depuis son domicile.

Outils en ligne utilisables

Certaines grandes entreprises ont déjà leurs outils de travail à distance. Cependant, si ce n’est pas le cas chez vous, voici une liste d’outils disponibles en ligne.

Slack

Slack est très connu dans le cadre du télétravail. Cette plateforme de communication collaborative est utilisable sur ordinateur comme sur smartphone.

Comme vous êtes à distance, il vous faut beaucoup plus de concentration afin d’effectuer correctement son job. Dès lors, Slack vous permet d’échanger sous forme de messagerie instantanée en même temps d’avoir un contrôle sur les notifications à recevoir.

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Discord

Discord est une application de VoIP, très utilisée par les gamers. Il permet d’échanger à travers une messagerie en texte ou en vocale. Les discussions se déroulent dans des « Salons » où chacun pourra se voir attribuer un rôle offrant divers degrés de privilèges. Toutes les conversations sont stockées en ligne et restent accessibles pour y rechercher un message en particulier.

Trello

C’est un outil qui permet d’organiser des projets sous format tableaux. Ainsi, en temps réel, il est possible de voir ce que chacun est en train de faire.

Asana

Asana est un peu proche de Trello. Il vous permet de partager des fichiers et de discuter aussi. Cette application disponible autant pour un ordinateur que pour un téléphone mobile permet de travailler en équipe via de nombreuses fonctionnalités comme par exemple les espaces de projet, de travail, des tâches, des notes, de commentaires. La mise à jour des informations se fait en temps réel.

Zoom

Zoom est un site qui vous permet d’organiser des réunions avec un nombre de personnes pouvant aller jusqu’à cent personnes. Seulement, la durée maximum autorisée est de quarante minutes en version gratuite.

Collabtive

Cet outil de gestion de projet est disponible avec plusieurs fonctionnalités. Vous avez la gestion de fichiers, le suivi des activités et des heures, les rapports d’heures, d’activités, de messages… Il est disponible dans une trentaine de langues.

Evidemment, nous n’avons pas oublié les outils gratuits qui existent depuis des années bien sûr, avec lesquels vous pouvez effectuer des appels en vidéo : Hangouts de Google, Skype de Microsoft ou même FaceTime d’Apple.

Stockage de fichiers en ligne

Pour stocker et partager vos documents vous avez trois possibilités :

Avec votre compte Gmail, utiliser Google Drive qui vous donne déjà jusqu’à 15 Go de stockage.

Avec Dropbox, la version gratuite vous offre 2Go de stockage seulement. Cependant, il est possible d’avoir 500Go d’espace avec une version payante.

Quant à ZohoDocs, il vous permet de stocker jusqu’à 5Go de documents. Il est plus pratique car il y a une possibilité de synchronisation avec Google Drive et Dropbox.

Le site teletravailler.fr nous a déjà fait une liste d’un ensemble d’outils pour rester productif depuis chez soi.

Gestion de projet

Azendoo : doté d’un espace de collaboration, d’une fonctionnalité de partage des tâches et ajout des fichiers, cet outil permet également de converser en temps réel.

Wrike : permet de hiérarchiser les différentes tâches d’un projet, partager des fichiers, suivre le flux d’activité en temps réel, discuter avec ses collègues.

Wunderlist : cet outil rend possible le travail d’équipe et personnel sans besoin d’une messagerie. Il est doté de plusieurs fonctionnalités : gestion des tâches, partage des fichiers, rappels, notifications…

Ecriture collaborative

Google doc : cet outil est compatible avec tous les formats, il offre la possibilité d’écrire simultanément un document.

ZohoWriter : cet outil permet de co-rédiger des documents, il est compatible avec tous les formats.

Brainstorming

MindMup : cet outil permet de réaliser des cartes mentales heuristiques qui sont modifiables à plusieurs mais ces modifications ne sont pas instantanées en revanche les cartes peuvent être partagées. L’outil n’est pas sécurisé.

Padlet : cet outil permet de créer et de partager des murs virtuels, il est disponible sur tablette et supports mobiles.

Planification de réunions

Doodle : cet outil permet de créer un sondage, inviter des collaborateurs, de choisir un horaire, de comptabiliser les résultats et de confirmer la date d’une réunion.

Moreganize : cet outil permet de planifier une réunion, créer une liste de tâches, créer un sondage.

Rester en contact avec son équipe

Hipchat : cet outil permet à une équipe de rester en contact à distance en étant disponible sur mobile et sur ordinateur portable.

Sqwiggle : la particularité de cet outil est qu’il intègre la vidéo ce qui permet aux managers d’afficher leurs collaborateurs en télétravail en permanence.

Réseau social d’entreprise

Yammer : cet outil de microblogage permet de créer des événements qui peuvent être rapatriés dans Outlook et google calendar, de réaliser de sondages, de partager des photos et des dossiers, de discuter avec les autres colloques.

Bluekiwi : cette plateforme a pour but de favoriser les échanges entre collaborateurs. L’outil permet de créer des communautés, d’identifier des interlocuteurs, d’effectuer des recherches.

 

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